ฟอร์มที่กรอกได้และฟอร์มแบบภาพนิ่ง
แบบฟอร์ม PDF มีสองประเภท และการรู้ว่าไฟล์ของคุณเป็นแบบไหนจะช่วยให้ทำงานง่ายขึ้น:
- ฟอร์มที่กรอกได้ มีช่องฟอร์มจริง ได้แก่ ช่องข้อความ ช่องกาเครื่องหมาย ปุ่มตัวเลือก และรายการแบบเลื่อนลง แบบฟอร์มภาษี แบบฟอร์มขอวีซ่า และแบบฟอร์มของธนาคารหรือบริษัทประกันมักสร้างในรูปแบบนี้ เครื่องมือนี้จะค้นหาและนับช่องเหล่านั้น แล้วให้คุณพิมพ์ลงไปได้โดยตรง
- ฟอร์มแบบภาพนิ่ง หน้าตาเหมือนแบบฟอร์มที่มีเส้นและกรอบ แต่จริง ๆ เป็นเพียงหน้ากระดาษที่พิมพ์ออกมาหรือสแกนมา จึงไม่มีช่องให้คลิก สำหรับฟอร์มแบบนี้ให้ใช้ โปรแกรมแก้ไข PDF เครื่องมือข้อความช่วยให้วางข้อความตรงไหนของหน้าก็ได้ คุณจึงเขียนลงบนเส้นได้เลย
หากเปิดฟอร์มแบบภาพนิ่งที่นี่ เครื่องมือจะแจ้งว่าไม่มีช่องที่กรอกได้ และให้ตัวเลือกเปิดในโปรแกรมแก้ไข PDF
วิธีกรอกแบบฟอร์ม PDF
คลิกที่ช่องแรกแล้วพิมพ์ได้เลย กดปุ่ม Tab เพื่อไปช่องถัดไป และ Shift+Tab เพื่อย้อนกลับไปช่องก่อนหน้า จึงกรอกทั้งฟอร์มด้วยคีย์บอร์ดได้ ช่องกาเครื่องหมายและปุ่มตัวเลือกตอบสนองต่อการคลิกหรือการกดแป้นเว้นวรรค รายการจะเปิดเมื่อคลิก ตรวจสอบวันที่และตัวเลขให้ละเอียด โดยปกติรูปแบบที่หน่วยงานกำหนดจะพิมพ์ไว้ข้างช่อง
ปุ่ม Tab รวมถึงปุ่ม ช่องถัดไป และ ช่องก่อนหน้า จะพาไปตามลำดับช่องในหน้า จากบนลงล่างและจากซ้ายไปขวา ทุกช่อง จะแสดงรายการช่องทั้งหมดของฟอร์ม และข้ามไปยังช่องที่คุณเลือกได้ แม้อยู่คนละหน้า ล้างฟอร์ม จะลบทุกอย่างที่คุณพิมพ์และคืนค่าเดิมให้ การคำนวณที่ฝังอยู่ในบางฟอร์ม เช่น ยอดรวมอัตโนมัติ จะไม่ทำงานที่นี่ ดังนั้นต้องคำนวณช่องเหล่านั้นด้วยตัวเอง
เก็บช่องไว้หรือทำให้ฟอร์มเป็นภาพนิ่ง
ก่อนดาวน์โหลด คุณเลือกได้ว่าจะจัดการกับช่องอย่างไร:
- ไม่เลือก ทำให้ฟอร์มเป็นภาพนิ่ง: PDF ที่บันทึกจะยังเป็นแบบฟอร์มอยู่ คุณหรือผู้รับสามารถเปิดมาแก้ไขคำตอบได้ภายหลัง เหมาะเมื่อฟอร์มยังไม่เสร็จสมบูรณ์ หรือเมื่อผู้รับจะประมวลผลช่องต่าง ๆ ด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์
- ทำให้ฟอร์มเป็นภาพนิ่ง: คำตอบจะถูกวาดลงในเนื้อหาของหน้าและช่องจะถูกลบออก ฟอร์มจะแสดงผลเหมือนกันในทุกโปรแกรมอ่านและเครื่องพิมพ์ และคำตอบจะไม่ถูกแก้ไขโดยไม่ตั้งใจ เหมาะสำหรับไฟล์ฉบับสุดท้ายที่จะส่งหรืออัปโหลด
การลงลายเซ็นในแบบฟอร์ม
แบบฟอร์มจำนวนมากต้องมีลายเซ็นตอนท้าย หลังกรอกข้อมูลเสร็จ ให้เปิดไฟล์ที่บันทึกไว้ใน ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ แล้ววาด พิมพ์ หรืออัปโหลดลายเซ็นของคุณ ช่องลายเซ็นที่ต้องใช้ใบรับรองดิจิทัลไม่สามารถเซ็นด้วยลายเซ็นที่วาดได้ ในกรณีนี้ หน่วยงานที่ส่งแบบฟอร์มมาจะแจ้งวิธีการลงนามให้คุณ
ความเป็นส่วนตัวของข้อมูลในแบบฟอร์ม
แบบฟอร์มมักมีข้อมูลส่วนตัวที่สำคัญที่สุด เช่น เลขบัตรประจำตัว ที่อยู่ รายได้ และข้อมูลสุขภาพ เครื่องมือกรอกแบบฟอร์มนี้ทำงานทั้งหมดในเบราว์เซอร์ของคุณ ฟอร์มและทุกสิ่งที่คุณพิมพ์จะอยู่บนอุปกรณ์ของคุณและจะไม่ถูกอัปโหลดไปยังเซิร์ฟเวอร์ของเรา ฟอร์มที่ป้องกันด้วยรหัสผ่านจะเปิดได้หลังจากคุณใส่รหัสผ่าน
บางฟอร์มสร้างด้วย Adobe LiveCycle (ฟอร์ม XFA) และช่องของฟอร์มเหล่านี้กรอกได้เฉพาะใน Adobe Acrobat หรือ Reader เท่านั้น เครื่องมือจะตรวจพบฟอร์มดังกล่าวและแจ้งให้คุณทราบ คุณยังพิมพ์ทับบนฟอร์มได้ด้วยโปรแกรมแก้ไข PDF ฟอร์มจำนวนมากมีช่องทั้งสองประเภท ซึ่งในกรณีนั้นช่องมาตรฐานจะถูกกรอกที่นี่ หากต้องการแนบเอกสารอื่นไปกับแบบฟอร์ม ให้ใช้ รวม PDF หลังจากนั้น