スプレッドシートをPDFに変換する理由
スプレッドシートは数値を扱う作業には便利ですが、結果を送るのには向いていません。相手がExcelを持っていないことも、画面上で列幅が狭く表示されることも、数式を誤って書き換えてしまうこともあります。PDFなら、作成したとおりの数値をそのまま表示できます。請求書、価格表、レポート、タイムシート、スケジュール、予算一覧などでよく使われる形式です。
ページの作成方法
スプレッドシートはLibreOffice Calcで変換されます。ブックを印刷するときと同じように、データのあるすべてのシートが順番に出力されます。結果はファイルに保存されている印刷設定によって決まります。
- 印刷範囲：印刷範囲が設定されている場合は、その範囲のみが変換されます。
- ページの向きと用紙サイズ：ページレイアウトでの設定に従います。
- 拡大縮小：「横1ページに収める」を設定すると、幅の広い表も1ページに収まります。設定しない場合、幅の広い表は右側の別ページに続きます。
- タイトル行の繰り返し：繰り返し設定をした見出し行が、すべてのページの上部に表示されます。
- 枠線と見出し：印刷設定でオンにした場合のみ印刷されます。
ExcelからきれいなPDFを作るコツ
よくあるのは、表が複数ページにまたがり、数列だけが別のページに分かれてしまうケースです。変換する前にExcelでページレイアウトを開き、幅の広い表は向きを横にして、「すべての列を1ページに印刷」を選択してください。共有したくない補助列やシートは非表示にしておきましょう。表の横にメモや計算がある場合は、印刷範囲を設定すると便利です。
CSVファイルには書式も印刷設定もありません。標準のページに初期の列幅で変換されます。より見やすく仕上げたい場合は、先にスプレッドシートソフトでCSVを開き、列を調整してXLSXとして保存してください。
プライバシーと制限
変換は当社のサーバーで行われます。ファイルはHTTPSで送信され、変換後すぐに削除されます。PDFは最長15分間保持されます。一度に最大20ファイル、1ファイルあたり100 MBまで対応しています。パスワードで保護されたブックは変換できないため、先にパスワードを解除してください。PDFの表をスプレッドシートに戻したい場合はPDFをExcelに変換、変換結果を他の文書と結合したい場合はPDF結合をご利用ください。